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LES VOYAGES D'AFFAIRES

VOYAGES D'AFFAIRES

En quelques mots qu'est ce-que les voyages d'affaires, celui-ci consiste à l'ouverture de négociations et l'organisation tels que les transports, les transferts, ainsi que l'hébergement des collaborateurs d'une entreprise.

Aujourd'hui les spécialistes "voyage d'affaires" multiplient les innovations pour la mise en place de services et de nouvelles technologies.

Une nouvelle stratégie qui répond aux mieux concernant les nouvelles attentes des voyageurs.

Par ailleurs le voyage professionnel est considéré comme l'un des outils les plus essentiels voire des plus efficaces de la prospection dans le domaine de l'export en particulier.

Les voyages d'affaires, passe par une bonne préparation pour obtenir tous les succès mérités de la mission.

Cela permet à l'entreprise de s'ouvrir sur des marchés extérieurs, de rechercher de nouvelles opportunités, des nouveaux partenaires commerciaux et d'établir de futurs contrats avec des entreprises étrangères.

Aujourd'hui le voyage d'affaire représente un investissement non négligeable dont le coût est toujours élevé; il est donc important de bien préparer les déplacements de façon très sérieuse, afin d'éviter les frais supplémentaires voire inutiles

L'organisation d'un voyage professionnel relève de la préparation du départ, puis de l'organisation sur place et enfin le bon suivi de la mission.

Les voyages d'affaires représentent souvent un poste budgétaire important dégagé au sein d'une entreprise :

Voir un taux de de 3% à 8 % du chiffre d'affaires.

De nos jour l'accès à Internet permet aux sociétés de réserver très facilement de piloter et de gérer à la fois leurs budgets voyages.

Les entreprises gèrent et fidélisent leurs dépenses de voyages directement auprès d'agences de voyages de loisirs

Le tourisme d'affaires désigne tout simplement les déplacements à l'étranger dans un but professionnel.

Le tourisme d'affaires concerne, les congrès et les conventions d'entreprise, puis les foires et les salons. sans oublier les incentives, les séminaires ainsi que les réunions d'entreprises, sans compter les voyages d'affaires individuels.

A l'heure actuelle le tourisme d'affaires demeure un atout majeur pour l'économie mondiale

Les voyages d'affaires - Préparer son départ

Dans certains cas, il faut prévoir d'arriver un à deux jours à l'avance, pour pouvoir dans un premier temps se remettre du décalage horaire, de prendre connaissance des lieux, d'établir ses points de repères

- pour mener à bien sa mission commerciale et enfin de préparer tous ses rendez-vous

Il est conseillé d'établir un premier brouillon du programme du voyage ainsi que du planning.

Enfin ouvrez un dossier de voyage dans lequel vous mettrez les différentes pièces au fur et à mesure que vous collectez les informations concernant la préparation du voyage

Une fois que le voyage est presque voire totalement organisé, par précaution vous devrez dresser une check-list, dans le but de ne rien oublier

En ce qui concerne les formalités

Le choix du type de visa de votre demande de visa doit être déterminé en fonction du motif de votre déplacement

Il faut vérifier la validité des pièces d'identité, attention la validité d'un visa commence à la date de son émission et non à la date de votre départ.

Quel que soit, le mode de transport choisi, la réservation du voyage doit être fait en priorité, prenant pour exemple un titre de transport par avion

La réservation de votre billet d'avion doit se faire au plus vite, d'autant plus qu'il faut savoir que certaines destinations ne sont pas toujours desservies de façon régulière.

Une réservation par avance vous permet de recevoir diverses appels d'offres auprès des agences de voyages et de trouver le meilleur rapport qualité/prix.

L'hébergement est aussi important que le voyage

En effet, l'hébergement est une démarche important que le voyage la réservation de l'hôtel doit, elle doit également s'effectuer à l'avance.

Cependant le choix de l'hôtel n'est pas une décision anodine, il est impératif de bien choisir l'hébergement le temps du séjour dans le pays

Attention il faut prendre en compte que pendant la période des salons ou autres événements, les hôtels affichent souvent complets.

Toutefois il faut savoir qu'avant chaque départ, le voyageur doit obligatoirement s'informer sur les habitudes locales en prenant connaissance des informations pratiques et utiles sur la destination.

Car toutes destinations présentent différentes modes de vie, Il est donc nécessaire de s'adapter le plus rapidement possible aux us et coutumes du pays visité

Par ailleurs, il ne faut pas attendre la dernière minute pour vérifier la validité du passeport ou demander les visas et faire les vaccins requis sur certaines destinations.

Le voyageur doit aussi vérifier la validité de sa carte de crédit, être muni d'un permis de conduire international et avoir un peu de monnaie dans la devise du pays, afin de payer les menus frais à son arrivée.

Aujourd'hui les déplacements dans la communauté européenne, permet d'utiliser la même monnaie tel que l'euro, une simplification donc pas déchante.......

Avant tous voyages d'affaires, il est primordiale de préparer à l'avance les documents qui seront utiles et à la fois nécessaires sur place (plaquettes, catalogues, liste de prix).

Selon le pays concerné les documents doivent être traduits dans la langue du pays (au moins en anglais).

En fin de mission le suivi reste l'étape la plus importante

En effet, cela implique à concrétiser et à assurer les différents contacts établis à l'étranger pour de futurs contrats ou partenariats gagnés avec les différentes entreprises et interlocuteurs étrangers.

Dès son retour, le voyageur d'affaires doit toujours remercier à titre personnel, ses contacts et leur envoyer la documentation souhaitée ou toutes autres informations diverses promises.

Il faut tenir compte qu'un contact qui n'est pas réactivé dans la semaine qui suit le voyage, est considéré comme un contact perdu.

Qui dit perte de contact, dit un échec commercial et donc un manque à gagné une perte d'argent.

Les Conseils aux voyageurs
Infos pratiques et tous les Conseils aux voyageurs

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