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La
Gestion des Notes de Frais
Les
nouvelles technologies, à la
portée des voyages
d'affaires
Cependant tous déplacements a un
coût, le coût de gestion des
déplacements est estimé
à un taux de 10% environ du budget
voyages, sur le marché pour
pâlier à une meilleure
gestion,
- il existe sur le marché de
nombreux éditeurs prêts
à vous proposer des logiciels
concus et, spécialisés dans
l'objectif de simplifier le traitement des
notes de frais.
Un seul bémol, celui de bien
choisir l'outil adapté
Toutefois la gestion des frais
professionnels reste un sujet
délicat, quand les entreprises
préparent et gére l'envoie
du personnel en mission, elles sont
contraintes à dresser une
série d'opérations pas
toujours évidentes:
- produire des ordres de missions,
procéder à leur validation,
prévoir un budget pour les avances
sur frais (prévoir farfois des
devises) ensuite au retour des missions
des voyageurs,
- faire en sorte de remonter les notes de
frais accompagnées des
justificatifs c'est-à-dire les
notes de frais (les reçus)
Autres tâches de travail que doivent
effectuer les entreprises d'une part,
elles procèdent à un certain
nombre de vérifications et de
validations, saisir et informatiser toures
les données comptables,
- isoler les reçus donnant lieu
à la récupération de
TVA, rembourser les frais
Pour toutes ces opérations, il
s'avère éfficace et
essentiel de se procurer " un logiciel
de note de frais" qui offre de
nombreux avantages voire son utilisation
indispensable
L'utilisation d'un tel logiciel permet
d'éviter des erreurs de report et
aide à la réduction des
coûts administratifs grâce
à des effectifs de saisie et de
contrôle réduits.
Il supprime également les avances
en espèces lorsque le
système est couplé à
une carte de paiement.
Pa ailleurs, il assure l'application
stricte de la politique de voyages dont le
contrôle se trouve
automatisé, puisque le reporting
permet de visualiser en détail
chaque dépense er autres....
Cela dit, les nouvelles
fonctionnalitées permettent de
traiter de façon très
subjetcive le voyage dans toute sa
complexité et de consolider des
données issues de plusieurs moyens
de paiement
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